Élément de base de toute organisation, l'information est constituée par l'ensemble des éléments permettant d'améliorer la connaissance à un moment donné.

L'information est donc un renseignement qui a une signification pour l'acteur qui la reçoit, qui lui permet d'augmenter ses connaissances et de l'aider à prendre des décisions.

Toute information peut revêtir plusieurs aspects car elle présente des caractéristiques qui lui sont propres .

 

 

Une information peut, bien entendu, présenter plusieurs caractéristiques : une lettre commerciale adressée à un client, par exemple, est à la fois textuelle, d'origine interne, à usage externe, de type texte et sur support manuel.

Une information se compose d'un ensemble de données destinées à être enregistrées et pouvant faire l'objet d'un calcul ou d'un traitement.

Ainsi, le recrutement d'un nouveau salarié nécessite la mise à jour du fichier Personnel. L'information qui concerne ce nouveau salarié est constituée de données élémentaires qui le décrivent (son code, son nom, son prénom, son salaire ... ). Ces données peuvent être ensuite exploitées. Le code permet, par exemple, de rechercher un salarié dans la base de données relative au personnel de l’entreprise.

Pour prendre des décisions et agir, toute organisation a besoin de communiquer. Il y a communication lorsque plusieurs personnes ou machines sont en relation pour se transmettre des informations. l'information, pour être transmise, doit:

- être placée sur un support,

- emprunter un canal de communication, c'est-à-dire un moyen matériel par lequel le message est transmis.

Avant de transmettre une information, il faut donc choisir le mode de transmission (support + canal) qui doit répondre à un besoin spécifique de communication.

Les modes de transmission de l'information sont nombreux (conversation en face-à-face, téléphone, télécopie, courrier postal, affichage, courrier électronique ... ).

Chaque mode de transmission présente des avantages et des inconvénients en fonction de son coût et de la durée de la transmission par exemple.

L'envoi d'un courrier électronique ne dure que quelques minutes et son coût est forfaitaire. l'avantage primordial de ce mode de transmission est triple: l'émetteur peul' immédiatement modifier le message et les fichiers qui sont joints; le message peut être adressé à de nombreux destinataires ; ces destinataires, quant à eux, peuvent réutiliser quand ils le désirent (échange différé) les fichiers joints. Par contre, l'utilisation de la messagerie électronique nécessite l'utilisation d'un ordinateur.

A contrario, pour le téléphone, la transmission est immédiate, interactive et rapide. Le coût dépend de la distance et de la durée. Mais le destinataire doit faire appel à sa mémoire!

En définitive, lorsqu'une personne décide de transmettre une information, elle doit choisir un mode de transmission, c'est-à-dire un outil qui permette d'envoyer l'information rapidement', à un moindre coût et de façon fiable.

Agir, c'est décider en utilisant des informations. Or, une information peut être erronée et conduire à une action inadaptée.

Pour qu'elle soit vraiment utilisable par la personne qui la reçoit, l'information doit répondre à un ensemble de critères de qualité qu'il est nécessaire de vérifier.

 

Un information peut être	Avant d’utiliser une information, il faut
Fiable et exacte	-Identifier l'auteur et la source de l'information -Repérer le mode de transmission de l'information (le canal et le support utilisés) -Vérifier si la source est sûre -Vérifier l'information en la rapprochant d'autres sources -Vérifier la conformité de l'information avec la réalité
Actuelle	-Repérer la date à laquelle l'information a été diffusée -Vérifier la mise à jour de l'information -Rechercher l'existence d'une information plus récente
Précise et pertinente	-Contrôler la rigueur de l'information -Vérifier l'utilité de l'information permettant de prendre une décision fiable
Concise et exhaustive	-Repérer les éléments superflus -Vérifier la disponibilité de toute l'information
Accessible	-Constater la facilité d'obtention de l'information -Évaluer le coût d'obtention de l'information

 

Pour prendre de bonnes décisions, il est indispensable de disposer d'informations présentant des critères de qualité. Ces critères doivent être évalués et vérifiés.

Il ne faut pas se limiter à une source d'information sur un sujet donné. L'utilisation d'informations impose une grande prudence. Sur l'Internet, par exemple, de nombreuses informations sont disponibles. Toutefois, toute personne peut y diffuser des informations. Il est d'autant plus indispensable d'en vérifier la qualité!